Chính sách bảo mật

Chính Sách Bảo Mật Thông Tin Của KTSMILE

KTSMILE hiểu rằng thông tin ca gia công, dữ liệu đối tác và thông tin liên quan đến bệnh nhân là những dữ liệu nhạy cảm cần được bảo vệ nghiêm ngặt. Chính sách này áp dụng cho thông tin thu thập qua website ktsmilelab.com và trong quá trình hợp tác, được xây dựng theo Luật Thương mại điện tử, Nghị định số 248/2026/NĐ-CP và pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Đơn vị chịu trách nhiệm xử lý dữ liệu: CÔNG TY TNHH KTSMILE, mã số thuế 0318968071, địa chỉ 447/10 Tân Sơn, Phường An Hội Tây, TP. Hồ Chí Minh. Liên hệ về dữ liệu cá nhân: ktsmiledentallab@gmail.com hoặc Zalo 0906 353 568.

1. Mục đích và phạm vi thu thập thông tin

Khi Quý khách dùng website:

• Form Liên hệ: họ tên, số điện thoại, địa chỉ, email, chủ đề, nội dung và tệp đính kèm (nếu gửi).
• Form đăng ký tư vấn ở trang chủ: họ tên, số điện thoại, email, dịch vụ quan tâm.
• Ô chat Tư Vấn: nội dung câu hỏi và câu trả lời.
• Dữ liệu kỹ thuật tự động: địa chỉ IP, loại trình duyệt, trang đã xem, thời điểm truy cập; cookie của công cụ thống kê truy cập (Google Analytics) và công cụ chống thư rác (Google reCAPTCHA).

Khi hợp tác, gửi ca:

• Thông tin khách hàng: tên labo/phòng khám, người liên hệ, số điện thoại, địa chỉ giao nhận, thông tin xuất hóa đơn.
• Thông tin ca gia công: mã ca, chỉ định phục hình, vị trí răng, màu, vật liệu, file scan, hình ảnh, thiết kế CAD.
• Thông tin bệnh nhân do phòng khám cung cấp: phần cần cho gia công và in thẻ bảo hành. Đây là dữ liệu liên quan đến sức khỏe, được KTSMILE xử lý như dữ liệu nhạy cảm.

Mục đích thu thập: trả lời liên hệ, tư vấn, báo giá; tiếp nhận, thiết kế, gia công và giao nhận ca; in thẻ bảo hành và thực hiện bảo hành; lập hóa đơn, đối chiếu công nợ, thực hiện nghĩa vụ kế toán, thuế; thống kê để cải thiện website và chống thư rác.

2. Phạm vi sử dụng thông tin

• Thông tin chỉ được dùng đúng các mục đích nêu ở mục 1.
• KTSMILE không bán, cho thuê hoặc trao đổi thông tin của Quý khách và bệnh nhân.
• KTSMILE chỉ gửi thông tin chương trình, lời chúc tới khách hàng đang hợp tác; Quý khách có thể yêu cầu ngừng nhận bất kỳ lúc nào.

3. Thời gian lưu trữ thông tin

• Thông tin liên hệ, đăng ký tư vấn, nội dung ô chat (khi chưa phát sinh hợp tác): lưu tối đa 24 tháng kể từ lần liên hệ cuối, sau đó xóa; hoặc xóa sớm hơn khi Quý khách yêu cầu.
• Hồ sơ ca, file scan, thiết kế, thông tin bệnh nhân: lưu trong thời hạn bảo hành ghi trên thẻ cộng thêm 01 năm, sau đó xóa hoặc ẩn danh.
• Chứng từ kế toán, hóa đơn: lưu theo thời hạn của pháp luật về kế toán (tối thiểu 10 năm).
• Dữ liệu kỹ thuật, nhật ký truy cập trên máy chủ của KTSMILE: tối đa 12 tháng.
• Số liệu thống kê truy cập của Google Analytics: lưu theo thời hạn của Google, tối đa 14 tháng.

4. Tổ chức, cá nhân có thể được tiếp cận thông tin

• Nhân viên KTSMILE theo phân quyền công việc: điều phối, kỹ thuật, giao nhận, kế toán.
• Đơn vị cung cấp dịch vụ hỗ trợ, chỉ trong phạm vi cần thiết và theo điều khoản bảo mật của các đơn vị này: máy chủ lưu trữ website và phần mềm quản lý; dịch vụ trí tuệ nhân tạo dùng cho ô chat Tư Vấn và hỗ trợ xử lý văn bản; ứng dụng nhắn tin (Zalo, Telegram) dùng để trao đổi và chuyển thông tin nội bộ; công cụ thống kê truy cập, chống thư rác của Google; phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử; đơn vị vận chuyển (tên, số điện thoại, địa chỉ giao nhận).
• Đơn vị gia công phối hợp, khi một công đoạn được thực hiện tại đơn vị khác: chỉ thông tin ca cần cho công đoạn đó.
• Cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi có yêu cầu theo quy định pháp luật.

Một số nhà cung cấp dịch vụ (máy chủ, trí tuệ nhân tạo, nhắn tin, thống kê) đặt hệ thống ở nước ngoài, nên thông tin có thể được lưu trữ, xử lý ngoài lãnh thổ Việt Nam.

5. Biện pháp bảo mật thông tin

• Kết nối tới website được mã hóa (HTTPS).
• Hệ thống quản lý nội bộ yêu cầu tài khoản đăng nhập riêng, phân quyền theo vai trò, ghi nhật ký thao tác và thiết bị đăng nhập.
• File ca được lưu ngoài thư mục công khai của website; mỗi đường dẫn xem file có mã riêng theo từng ca.
• Dữ liệu website được sao lưu định kỳ.
• Form trên website có công cụ chống thư rác.
• Khi phát hiện sự cố lộ, lọt dữ liệu, KTSMILE xử lý ngay và thông báo theo quy định pháp luật.

6. Cách xem, chỉnh sửa thông tin

• Gửi yêu cầu qua Zalo 0906 353 568 hoặc email ktsmiledentallab@gmail.com, nêu rõ thông tin cần xem hoặc cần sửa.
• KTSMILE xác minh người yêu cầu (đúng số điện thoại, Zalo hoặc email đã dùng khi liên hệ, hợp tác), sau đó cung cấp hoặc chỉnh sửa theo thời hạn tại trang Tiếp nhận và giải quyết khiếu nại.

7. Cách yêu cầu xóa, hủy hoặc hạn chế xử lý thông tin

• Gửi yêu cầu qua các kênh ở mục 6. Quý khách cũng có thể rút lại sự đồng ý đã cho trước đó.
• KTSMILE thực hiện và báo lại kết quả. Thông tin mà pháp luật buộc phải lưu (như chứng từ kế toán) hoặc đang cần cho bảo hành, hợp đồng còn hiệu lực sẽ được giữ lại; KTSMILE thông báo rõ lý do.
• Với thông tin bệnh nhân, yêu cầu nên gửi qua phòng khám điều trị; KTSMILE phối hợp với phòng khám để thực hiện.

8. Tiếp nhận và giải quyết khiếu nại về bảo mật thông tin

• Khiếu nại, phản ánh liên quan đến dữ liệu cá nhân được tiếp nhận và giải quyết theo trang Tiếp nhận và giải quyết khiếu nại, qua Zalo, Hotline, email hoặc form Liên hệ.
• Nếu chưa đồng ý với kết quả, Quý khách có quyền gửi khiếu nại tới cơ quan nhà nước có thẩm quyền về bảo vệ dữ liệu cá nhân theo quy định pháp luật.

Khi gửi form, nhắn tin trong ô chat hoặc gửi ca cho KTSMILE, Quý khách đồng ý để KTSMILE xử lý thông tin theo chính sách này. KTSMILE có thể cập nhật chính sách khi pháp luật hoặc cách vận hành thay đổi; bản mới có hiệu lực từ ngày đăng trên website.

Cập nhật: 24/10/2026.